Entegre Doküman Yönetimi; Yeni Nesil Muhaberat Sistemi…
Ekonomik, teknolojik, verimli, yasalara uyumlu, gizlilikte yüksek güvenlikli ve çevreci…

Sizi tanıyabilir miyiz?
Ben Feritcan Baydar. İstanbul Bilgi Üniversitesi- Medya ve İletişim Sistemleri bölümünden mezun olduktan sonra Boğaziçi Üniversitesi’nde Uluslararası Rekabet ve Ticaret bölümünde yüksek lisans çalışmamı tamamladım. İş hayatına bir turizm firmasında başladım. Sonrasında çeşitli reklam ajanslarında çalıştım. Şu an, REISSWOLF Türkiye’de Pazarlama Müdürü olarak çalışmaktayım.

Firmanıza ve yaptığı çalışmalara ilişkin bilgi verir misiniz?
REISSWOLF, Veri ve belgelerin güvenli imhası amacıyla 1985 yılında Hamburg’da kurulmuştur. 2008 yılından itibaren Türkiye’de faaliyet göstermektedir. Yıllar içerisinde, Fiziki Arşiv Yönetimi, Dijitalleştirme Hizmetleri ve Dijital Doküman Yönetimi konularında uzmanlık kazanmıştır. Başta Avrupa olmak üzere, 34 ülkede faaliyet gösteren REISSWOLF; kurumlara Entegre Doküman Yönetimi ve ‘’Yeni Nesil’’ Muhaberat sistemi sunmaktadır.

Entegre Doküman Yönetimi ne demektir? Yeni Nesil Muhaberat Sistemi yeni bir kavram mı? Üyelerimizin hayatını nasıl kolaylaştırabilir bu konu?
Geçtiğimiz yıllarda, Türkiye’de Kişisel Verilerin Korunması, Bilgi Gizliliği, Arşiv Saklama ve Güvenli İmha konularında getirilen düzenlemeler ve kanunlar ile kurumların bu konulardaki yükümlülükleri artırılmıştır. Kurumların bu konulardaki yükümlülüklerini minimum seviyeye indirmek için geliştirdiğimiz Entegre Doküman Yönetimi; Fiziki Arşiv Yönetimi, Dijital Doküman Yönetimi ve Güvenli İmha süreçlerinin koordineli ve yasalara uyumlu olarak yürütülmesidir.

Uzaktan çalışma düzeni, iş hayatında uzun süredir planlanan fakat COVID-19 sonrasında önemi artan bir kavramdır. Minimum temas, salgından korunmanın en önemli yöntemlerinden biri olmasına karşın fiziksel evrak döngüsü kurumların kaçamadığı bir süreç. Bu durumu avantaja çevirmek isteyen kurumlar ofislerini pandemi sonrası süreçte kağıtsız ofis olarak kullanmanın hazırlıklarını yapabilirler. Bu geçişi sağlayan kurumlar, iş akışlarını dijital dokümanlar üzerinden yönetebilecekler.

‘’Yeni Nesil’’ Muhaberat sistemi, geleneksel muhaberat akışını dijital çözümlerle birleştirdiğimiz bir hizmettir. Özetle şöyle tanımlayabiliriz; Eski Düzen. Yeni Çözüm.

Bu kapsamda; tesislerimizde veya adresinizde, gelen/giden fiziksel evraklarınızın yönetimini sağlayarak ilgili çalışanların kullanımına dijital ortamda sunuyoruz. Bunu yaparken; geleceğin ofis düzenine geçişinizi sağlıyoruz.

Firmanız ile yollarınız ne zaman kesişti?
Babam Kurtul Baydar, REISSWOLF Türkiye’nin kurucularından olup 2008 yılından beri aktif olarak şirkette görev almaktadır. Kendisi ile şirketin pazarlama ve sosyal medya stratejileri konusunda her zaman fikir alışverişinde bulunuyorduk. 2020 yılının son çeyreğinde resmi olarak REISSWOLF Türkiye’de çalışmaya başladım fakat sektör ve iş yapısı hakkındaki bilgimin şekillenmesi bundan öncesine dayanıyor.

Almanya Merkezli bir firma olup TR ofisi olarak mı değerlendirmeliyiz sizi? Firmanızın organizasyon yapısı hakkında bilgi verir misiniz?
Evet, REISSWOLF Almanya merkezli bir firma ve tıpkı burada olduğu gibi otuzdan fazla ülkede ‘’franchise’’ sistemi ile faaliyet göstermektedir. Bu durumun en önemli faydası; Dünya’nın neresinde olursa olsun her REISSWOLF aynı standartlarda hizmet vermektedir. REISSWOLF, bulunduğu ülkedeki yasalardan ve düzenlemelerden bağımsız olarak dünya genelinde bu konuda uygulanan en kapsamlı düzenlemelere göre iş süreçlerini şekillendirir.

Hangi sektörlere hizmet veriyorsunuz?
Başta bankacılık ve sanayi sektörleri olmak üzere; teknoloji, enerji, sigorta, yeme-içme sektörlerinden çeşitli firmalara çözüm sunmaktayız. Gerek arşiv büyüklüklerinden gerek ise sıkı denetim altında olmalarından ötürü ağırlıklı olarak büyük ölçekli firmalarla çalışıyoruz. 2021 yılında, her ölçekte firmaya çözümlerimizi sunabilmek için bilgilendirme, tanıtım ve hizmet paketleri oluşturmak adına projelerimizi hayata geçirmeyi hedefliyoruz.

Türkiye’de farklı rakipleriniz var mı; bu konu artık biliniyor mu ülkemizde?
Türkiye’de bu işi yapan çeşitli firmalar olmasına rağmen bu konunun bilinirliği oldukça az. Yasal düzenlemelerin ve kanunların yürürlüğe girmesi bu konuya verilen önemi artırıyor. Eğer doküman yönetiminin bir zorunluluktan çok bir ihtiyaç olduğu anlaşılırsa, kurumlar bu konuda daha bilinçli hareket edeceklerdir.

Sizi rakiplerinizden ayıran özellikleriniz nelerdir?
Rakiplerimiz arasında, bizim gibi uluslararası firmalar olduğu gibi yerel firmalar da mevcut. Hangi ölçekte olursa olsun, tüm rakiplerimizden bizi ayıran özelliğimiz; uçtan uca çözüm sunabilmek. Rakiplerimizin bazıları arşiv saklama hizmeti sunmakta, bazıları ise tarama hizmeti sağlamaktadır. Biz, Fiziki Arşiv Yönetimi, Dijital Doküman Yönetimi ve Güvenli İmha’yı tamamen kendi bünyesinde sağlayabilen tek kuruluş olarak Türkiye’de faaliyet göstermekteyiz. Bu durum, süreçleri daha koordineli ve daha güvenli bir şekilde gerçekleştirmemize imkan sağlamaktadır.

Bu işin de Ar-Ge’si oluyor mu; neyi daha iyi hale getirmek için Ar-Ge yapılıyor bu işte?
Fiziksel Arşiv ve Güvenli İmha süreçlerinde, mevcut dünya standartları uygulanabilecek en üst hizmet seviyesidir. Hizmet bakımından bu standartlara uygun yenilikler ürettiğimizde bunları da çözümlerimize dahil ediyoruz. Örneğin; Homeoffice. Box. adında yeni bir imha ürünümüz var. Evden çalışma düzeninde, metal imha konteynerleri yerine kullanılabilecek güvenli imha kutuları ürettik. Evden çalışan personel; iş ile alakalı belgelerini güvenle biriktirip, anlaşmalı kargo şirketimiz ile direk tesislerimizde imha süreçlerine dahil edebilecekler. Fiziksel Arşiv Yönetiminde ise yeni bir ürün gibi düşünebileceğimiz paketler oluşturduk. Arşiv üzerinde operasyon gerçekleştirmek bazı kurumlar için zor bir süreç oluyor. Bu paketler ile karar, teklif ve antlaşma gibi süreçleri iki taraf için de daha kolay bir hale getirmek istiyoruz.

Öte yandan, her konuda olduğu gibi doküman yönetiminde de dijital yeniliklerin bir sınırı yok. Teknik ekibimiz, arşiv ve doküman yönetimi yazılımlarımız üzerinde sürekli çalışarak ne gibi geliştirmeler yapılabileceği konusunda analizlerine devam ediyorlar.

Aslında bir süredir bolca dile getirdiğimiz ancak pandemi süreci ile birlikte kullanımına ihtiyaç artan dijitalleşme sizin işinizin önemli bir parçası zannederim; dijitalleşme bu işin neresinde? Üyelerimize bu konuda nasıl bir katkınız olabilir?
Çözümlerimizin birçok noktasında dijitalleştirme kullanıldığı gibi tek başına bir çözüm olarak da sunulmaktadır. Hizmetimizi, basit bir tarama işleminden farklı kılan bazı hususlar da var tabi. Belgelerin OCR uyumlu taranması, (gerekirse) kişisel verilerin belge üzerinde karartılması ve güvenli platformlarımız üzerinden ilgili kişiye iletilmesi gibi kapsamlı bir çözüm sunuyoruz. Bildiğiniz gibi, pandemi süreci uzaktan çalışma düzenine geçişi sağladı. Bu durumda Dijital Doküman Yönetimi kurumlara başlıca 2 konuda çözüm sağlıyor: Belgelere uzaktan erişimi sağlıyor ve aynı zamanda gelecekteki ofislerinde ‘’Kağıtsız Ofis Düzeni’’ oluşturabilme imkanı sunuyor. Örneğin, fiziksel olarak tesisimizde saklanan bir belgeye ihtiyaç duyuyorsanız; talep oluşturulduktan sonra 4 saat içerisinde bu belgeyi size OCR uyumlu bir PDF dosyası olarak iletiyoruz. Fiziksel haline ihtiyaç duymanız halinde ise size talep ettiğiniz belgeleri fiziksel olarak da teslim edebiliyoruz.

Gizlilik ve siber güvenlik en merak edilen konular olacaktır diye düşünüyorum; müşteri adaylarınızı nasıl rahatlatabilirsiniz? Bir sıkıntı yaşanırsa hak, hukuk neye dayandırılıyor?
Evet, özellikle müşteri adayları ve yeni müşteriler bu konuda endişeli olabiliyorlar. Ancak, gizlilik ve güvenlik bu işin uygulanabilir olmasının en önemli şartıdır. Öncelikle, tüm hizmetlerimiz için farklı belge ve sertifikalarımız mevcut. Bunların arasında çeşitli ISO belgeleri de mevcut. Kurumları bu konuda en iyi şekilde aydınlatmaya çalışıyoruz. Dileyenler, internet sitemizde, ilgili bölümde tüm belge ve sertifikalarımıza ulaşabilirler.

Ek olarak, tüm REISSWOLF hizmetleri mesleki mesuliyet sigortası ile güvence altına alınmıştır.

Özetle, çözümlerimizde gizlilik ve güvenlik çeşitli şekillerde tescillenmiştir ve güvence altına alınmıştır.

İşinizin maliyeti de merak edilen konular arasında olacaktır; ücretlendirmeyi nasıl belirliyorsunuz?
Her kurumun arşivi ve doküman trafiği farklı hacimlerde olduğu için ihtiyaçları da farklılık göstermektedir. Bu sebeple, ücretlendirmeyi bize iletilen ihtiyaçlar sonucunda hazırladığımız çözüm planına göre belirleyebiliyoruz. Ancak, daha önce bahsettiğim gibi çeşitli ölçeklerde arşiv paketleri oluşturduk ve 2021 yılı itibarı ile satışlarına başladık. Bu paketler; arşiv saklama kutularının fiyatı, ilk giriş bedeli, yazılım kullanımı ve belirli sayıda doküman talebi hakkına kadar kapsadığı tüm hizmetlerin fiyatını aylık ödemelere bölerek her kurumun rahatlıkla ulaşabileceği bir doküman yönetim sistemi sunuyor. Bu paketleri kullanan kurumlara, tarama ve imha hizmetlerinde de %10 oranında indirim uygulanıyor.

Sektörümüze, üyelerimize ek başka nasıl katkılarınız olabilir, eklemek istedikleriniz?
Beyaz Eşya Yan Sanayiciler Derneği, Türkiye’de çok büyük bir sektörü ve dolayısıyla da köklü kurumları temsil etmektedir. Bu kurumların kurulduğu tarihler de dikkate alındığında mevcut arşiv hacimlerinin oldukça büyük olduğu söylenebilir. Geçtiğimiz yıllarda çıkan KVKK, Arşiv saklama mevzuatı vb yasalar ve düzenlemeler, arşiv saklama ve doküman yönetiminde kurumlara bazı zorunluluklar getirdi. REISSWOLF olarak, üyelerinizin KVKK uyumlu bir arşiv düzenine geçişini en hızlı ve verimli şekilde gerçekleştirebiliriz. Ayrıca, doküman yönetiminde tüm hizmetleri tek bir çatı altında sunduğumuz için doküman yönetiminde koordineli ve güvenli süreçler sağlayabiliriz.